Dental eNote導入3ヶ月でこの定着　予約システムとサブカルテが連携「全ては患者様のために」

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Dental eNote導入3ヶ月でこの定着

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ユキデンタルクリニック様

Dental eNote導入3ヶ月でこの定着

予約システムと
サブカルテが連携
「全ては患者様のために」

医院名: ユキデンタルクリニック様

院長: 髙橋幸寛氏

PROBLEM課題

開業時に検討時間不足のため紙カルテを選択したが、増え方が予想を遥かに超えていた

紙カルテであるための非効率が目につくようになってきた

導入時、スタッフにデジタル化のメリットを理解してもらうのに苦労した

RESULTS導入結果

カルテの置き場所に困り、探すのに困るという問題が現実になる前に対処することができた

カルテを探す手間がなくなることで、非効率な時間が解消された

導入時の無料コンサルで理解が深まった。V-apoとの連携も知ることができ業務がスムーズになり、さらに丁寧な患者対応ができるようになった

BACKGROUND導入背景

滋賀県長浜市のユキデンタルクリニックは、予防に力を入れ、親子での来院も多い地域密着型の歯科医院。子育て世代を中心に多くの患者さんが通っています。
開業から約2年、気づけば紙カルテは2,000枚以上に増えていました。開業時に見送ったサブカルテのデジタル化に取り組むなら今、とデジタル化に舵をとり3ヶ月。「導入してみると、想定外のメリットが大きかった」という院長の髙橋幸寛氏、受付の松岡洋里氏にお話を伺います。

HOW TO USE利用方法

「開院時に、デジタル化もした方がいいだろう、という思いはあった。しかし、ノウハウもなく調べる時間もなかった。他に考えるべきことが山積みで、とりあえず紙で、という選択をしてしまった。それが、2年でこんなに紙が積み上がるとは、想像を遥かに超えていた」と院長は当時を振り返ります。

紙でも困っていなかったが、「非効率」が問題化する前に対策を

そして、増え続けるカルテを前に、日々の「非効率」が気になったと言います。

電話が鳴る→予約表を確認する → カルテ番号を見る → 棚へ探しにいく・見つからない・先生が持っていたりする → 患者様をお待たせする

数が増えると、この繰り返しが増えていきます。これが問題として顕在化する前に、カルテの取り込みの負担が大きくなりすぎる前に対策しようと、問題が顕在化する前に、将来を見据えた予防的な決断を下しました。

クリニックには、衛生士４名、受付１名が全員フルタイムで勤務しており、ローテーション勤務はありません。それぞれが自分の業務を全うしながら、誰かが不在の時にその仕事を手伝う余力を持てることにも非常に意味があります。

この状況を実現したのが、デジタルノート「Dental eNote」です。

以前は欄外に書かれた情報を元に予約をとっていたが、今は必要な項目をスタンプのようにポンと貼り付けて選択・記入するので漏れなく、確認もしやすい。

第一になくなったのが「カルテの出し入れ」です。「カルテの前日準備、見つからないカルテを探す時間がなくなり、衛生士さんを手伝ったり、他の業務ができるようになった」と言います。残業は元々なかったものの、時間内の業務の質が変わったと言います。

そして何より「電話対応時にカルテを探しに行くことがなくなりました。患者さんを待たせないで済む、そこが一番大きい」と松岡氏。電話がかかると、手元のiPadで検索するだけですぐにサブカルテを開いて対応することができます。

そして次回予約も変わりました。以前は、受付に帰ってきたカルテを見て、端っこにササっと書かれた予約情報を確認し、わかりにくい点があれば先生に確認に行っていましたが、今はDental eNoteで共有された情報を確認します。
「書いていることは実はそう変わらないのだが、整然と整理されているので、見やすい。書き漏れがない。そして、この枠が入ることで、「ここまで」という境界線としてもわかりやすい」（院長）

受付の松岡氏は、他業界から転職して間もないスタッフでした。デジタル化の最初の一歩、カルテの取り込みを任されます。
「約2000あったカルテの取り込みは本当に大変でした。でも、これを早くやらなければ！と思い、『ここまででやり終える』と自分で目標を設定し、2ヶ月ほどで全てのスキャン作業を終えました」

受付業務が劇的に変わった

Dental eNoteを選んだのは、信頼する友人が使っていたから

数あるデジタルツールの中から Dental eNote を選んだ理由は、信頼する友人の評価と、カスタマイズ性だったと言います。

「まずは、大学時代の友人が使っていた。それが一人や二人ではなく、何人も使っていて、評価がよかった。何かの評価ではなく、自分が信頼している人物の評価が最も信頼できる」

「カスタマイズ性に注目したのは、物事は変わっていくものだから。歯科医療のデジタル化も今後どんどん変わっていくと思うので、かっちり決まってしまったものではなく、クリニックに合わせて柔軟に使えるものがいいと考えた」

そのため、髙橋院長はいくつものシステムを十分に比べて実際に使って検討する、という時間は取らなかったと言います。

「導入前は、Dental eNoteとV-apoの連携のことを知りませんでしたが、電子化したのに連携がなければ、わざわざ検索しないといけない。名前を書いたり、候補から選んだり。数が多ければ多いほど手間がかかると思います。予約システムと、サブカルテのシステム、本来分断しているはずの二つのシステムが連携した効果は大きいです。もはや連携ありき、だと思うくらいですね」

予約システム「V-apo」とDental eNoteが機能連携しているため、予約リストから選んでタップすると、該当するサブカルテ（Dental eNote）が開く。

院長は、導入支援（Dental eNote導入をサポートする無料コンサルティング）の過程で、クリニックが導入している予約システム「V-apo」と、「Dental eNote」が連携して使用できることを知ります。

「正直、最初はそこまで重要性にピンときていませんでした。でも実際に使い始めてみると、リンクありきです。私はV-apoからのリンクでしかカルテを開いていないと思います。治療スタッフはみんなそうですね」

予約システムとDental eNoteの連携が生み出すもの

診療時には、スタッフがDental eNoteでサブカルテを開いてくれているので、自身が開く機会はそうありません。しかし、忙しくて準備が回らない時にも、今この席にいる患者さんの名前を、予約表からクリックするだけです。

子育て世代が多いので、「妹の予約を取りたい」「お兄ちゃんの件で…」といった問い合わせが日常的に発生しますが、デジタル連携によって、家族単位での管理がスムーズになりました。

相互にリンクボタンをつけておくことで、家族間のカルテの行き来がワンクリックに。

しかし、効率化の目的は業務を早く終わらせることではありません。院長はこう言います。

「ちょっと書く時間を節約できたり、情報を共有するためにカルテを持ってきてもらう時間を省ける。その分、患者さんにお話できる時間に充てることができる。そういった丁寧な対応が、患者さんがまたここに来ようかなという気持ちにつながると思う」

デジタル化によって生まれた時間は、患者満足へ還元され、その積み重ねが、さらに患者さんを呼ぶ好循環につながるのです。

「すべては患者さんのために。Dental eNoteでデジタル化を進めてよかった。間違いない選択だったと思う」と笑顔で締めくくってくれました。

FUTURE今後の展開

デジタル化を進めてまだ3ヶ月というユキデンタルクリニックですが、最初は「できないかも」と尻込みしていたスタッフも、ひと月もかからずデジタルの環境が定着し、今ではまれに紙に書き込むしかないような場合に「紙か・・」と肩を落とすほどだと言います。

デジタル化はスタートしたばかりの院長に、今後取り組みたいことについて聞いてみると、たくさんのアイディアを聞かせてくれた。

「Dental eNoteの他院での導入事例をスタッフみんなにも見てもらって、真似したいことをどんどん採用して、新しいことにも挑戦していきたいですね。テンプレートのやり取りなどもできるようなので、大学時代の友人にも、使い方をもっと詳しくヒアリングしてみたい」

「一人一台の環境を生かして、勉強会の時の発表にDental eNoteを使用し、各自がメモを取りながら知識を高めて行ったりすることにも使いたい」

「今はドクターが私一人で、丁寧に記録を残したい性格なので、書くのに時間がかかっている。新規の患者さんをお断りせざるを得ない状況の原因にもなっていると思っている。これをAIなどを使って、書く時間を減らしていければさらに患者さんと話をする時間が確保できるといい」

やはり「全ては患者さんのために」なのだ。ユキデンタルクリニックの進化に注目したい。
（2026年1月取材）